הרשם לקבלת עדכונים
דואר אלקטרוני
שם פרטי
שם משפחה
תפקיד/מקצוע

   
Wine Israel
מחירים לנוחותך




קייטרינג

אינדקס חברות קייטרינג:
קראו ביקורות, וערכו
השוואת מחירים

www.cateringo.co.il

 
קטלוגים דיגיטליים

 
מערכת בקרה בזמן אמת
 
7/12/16
שירות מזון+ 

 
 

המטרה: לקבל מידע עדכני על ההוצאות של אגף המזון. מדובר בעצם על אפשרות אמיתית לחיסכון משמעותי בעלויות מזון ומשקאות ועלויות כוח אדם. האמצעי: מערכת בקרה בזמן אמת - ולא בדיעבד - ככלי לקבלת החלטות

שף מיקי ניר


אמצע החודש. המנכ"ל מקבל דו"חות המראים כי חודש קודם הייתה חריגה בהוצאות המזון לעומת היקף ההכנסות, אך החריגה הגדולה ביותר הייתה בהוצאות לכוח אדם.
המנכ"ל מזמן ישיבה דחופה של הקניין, השף, מנהל המסעדות, מנהל משאבי אנוש - ומי לא - נותן נאום חוצב להבות, נוזף בכולם, החל בשף הבזבזן, דרך הקניין שקונה ללא  הכרה, ועד מנהל האגף שאין לו שליטה על כלום, בסוף מורה למנהל משאבי אנוש לדאוג לקיצוץ מיידי בכוח אדם ומבקש לחתום על כל הזמנה של מזון.
נו, אז מה? הנזק כבר נעשה... הרי מדובר על חודש שחלף לו והארגון כבר נמצא באמצע החודש שלאחריו.
כיצד יכול המנכ"ל לדעת מהן עלויות האמת של תחום מזון ומשקאות בכל רגע נתון?
מהי האפקטיביות של אגף וכיצד היא נמדדת?

כולם מדברים על בקורת מזון ומשקאות. אז מה זה?
בקורת מזון ומשקאות הינה בדיקה האם פעולות האגף, תקינות מבחינת השמירה על החוק, על הניהול התקין, על טוהר המידות, על החיסכון והיעילות ואם הם מועילות להשגת היעדים שנקבעו. הנוסחה הידועה:

מלאי פתיחה + קניות - מלאי סגירה
      הכנסות
יש לזכור שהדו"ח ניתן בדיעבד.


***

מדד נוסף הוא ההוצאות לכוח אדם:
קיים תקציב חודשי של מספרי עובדים מול תפוסות, מתוך תקציב שנתי.
בד"כ מקבל האגף הקצאת שעות עבודה מול תחזית אורחים/סועדים, אבל סידור העבודה נעשה ע"י מנהל המחלקה לפי ניסיונו, "תחושת אצבע" ו"כיסוי תחת" ולכן אין לקיחת אחריות מהמנהל בשטח תוך "גלגול עיניים" כלפי מעלה.

אם תהליכי הבקורת אינם מספיקים, יש לבצע תהליכי בקרה. ומה זה?
יש להבדיל בין יעילות ובין אפקטיביות, הגדרות:
יעיל (efficient) - משתמש במינימום של משאבים בכדי להשיג תוצאה רצויה.
אפקטיבי effective) ) - מביא לתוצאה הרצויה, פעולתו מחוללת שינוי.

בקרה זה תהליך מתמיד של השוואה בין הביצוע לתכנון, ושל השינויים "בשטח", במטרה לצמצם את הבזבוז ולהגביר את היעילות.
יש לבצע בקרה לאורך כל מהלך ההתנהלות של האגף: ברכש ולוגיסטיקה, במכירות מזון ומשקאות, בתפעול המטבח, בשרות ובהגשה.
הבקרה חייבת להיות דינמית ומגוונת כדי לשרת את צורכי הארגון.
מערכת בקרה אידיאלית המתריעה על חריגה, לפני שהחריגה מתרחשת בפועל ויוצרת נזקים.
לכן המטרות של ההנהלה הן לקבל מידע עדכני על ההוצאות.
בעצם מדובר על ניהול כלכלי של האגף. חיסכון משמעותי בעלויות מזון ומשקאות ועלויות כוח אדם. אפקטיביות בניהול כוח אדם וייצור המזון.
מערכת בקרה בזמן אמת ולא בדיעבד ככלי לקבלת החלטות.

***

מספר דוגמאות לחוסר שליטה של ההנהלה על המתרחש בפועל בתחום מזון ומשקאות:
• המתכונים מצויים "בראשו" של השף
אין כתב כמויות, כל טבח מתרגם את כמויות המתכון כרצונו. חוסר אחידות לאורך זמן.
• DATA BASE  - אין תיעוד ממוחשב של מנות ותפריטים. אין מעקב על העבר ותלות גדולה ברצונו הטוב של השף.
• הזמנות מהמחסן נעשות ברישום ידני ((BON או בע"פ. חוסר דיוק בכמויות ומרווח טעויות גדול.

דוגמאות נוספות:
• אין התאמה בין הזמנות השף לקבלת סחורה בפועל. חוסר דיוק הנגרם ע"י הרצון של הספק "לדחוף" סחורה או כתוצאה מנוחות אריזה.
• PRE-COSTING - תמחור מוקדם של תפריטים ככלי עזר למכירות. אין קשר בין מחירי מכירה לעלויות התפריט.
• MENU ENGENIRING - בדיקה של פופולאריות ורווחיות מנות בתפריטים. מנות בתפריט שרווחיותן נמוכה וכמעט שלא נמכרות, אך עדיין מצויות שם.
• רכישת פריטי מזון לפי "הראש" של השף או לפי "מחיר מציאה" של הקניין
אין נוהל בחירת פריטי מזון קבוע.
• הקפצת" המערכת לביצוע קניות לא מתוכננות. קניות יקרות כתוצאה מתיכנון רשלני.
• YIELD MANAGEMENT - תיכנון לקוי של יום העבודה וחוסר יעילות. בזבוז בעלויות כוח אדם ואבטלה סמויה.

ודוגמאות מהווי כוח אדם:
• השף מכין סידור עבודה על פי צפי הארוחות ובקשות לחופשה של עובדיו.
• אין הוא בודק האם הוא עומד בתקנים שנקבעו לו (מה הם מבינים?)
• הלחץ שמושת עליו בנוגע לאיכות המזון, תלונות אורחים ואוכל שעלול להיגמר, גורם לו "לעבות" את הסידור ולאחר מכן "אלוהים גדול".
• אין כל קשר בין מספר הארוחות וההכנסות מהן ובין סידור העבודה!

***

כיצד נשלוט על העלויות וכיצד נעביר את האחריות למנהלים בשטח?
(לצאת מהקופסא)

שף המטבח וצוותו
• מערכת מחשוב – מכשירים את השפים ומנהלי המחלקות  לעבוד עם תוכנות המחשב כולל תוכנת EXCEL ונחייבם לעבוד איתן
• תפריטים – מחייבים את השפים לכתוב את תפריטיהם כולל כתב כמויות לפריטים עיקריים במנות
• הנדסת התפריט – בדיקת פופולאריות של המנות, עלותן, רווחיותן ותכנון התפריטים מחדש
• בניית מדד יעילות של מספר מנות לטבח ומדד הכנסה ממוצעת לטבח

רכש ומחסנים
• מרקט ליסט ממוחשב – הכנת רשימות קניות לכל פריטי התפריטים
• ניהול מלאי מחסנים – מלאי מינימום, מלאי עומד, מצאי
• מערך הרכש והקניינות – נוהלי תקשורת, בדיקת התאמות, השוואת מחירים
• בניית דו"חות המראים את היקף הקניות אל מול היקף ההכנסות
• דו"ח עלות למנה מכורה

יעילות ואפקטיביות בעבודה
• מספר העובדים ועלותם בהתאם למספר הסועדים ורמת ההכנסות
• ניהול זמן העבודה לאורך היום בצורה יעילה
• השוואה יומית של מספר העובדים אל מול מספר הארוחות
• בדיקה של עלות שכר חודשית אל מול תקופה מקבילה בשנה קודמת

ניתוחים כלכליים - ירידה לשטח
• לומדים כיצד נבנה התקציב השנתי של אגף מזומ"ש
• מכשירים את המנהלים לבדוק באופן שוטף את העמידה ביעדים
• מקיימים בקביעות ישיבות דו"ח רווח והפסד
• מלמדים את מנהלי המחלקות והשפים לבצע התאמות בין העלויות והפעילות היומית להיקף ההכנסות.

***
לסיכום:
המנכ"ל יודע תמיד מהן ההכנסות על בסיס יומי כמעט, אבל קשה כיום למנכ"ל לבדוק בזמן אמת מהן ההוצאות האמיתיות הן למזון והן לכוח אדם אל מול ההכנסות.
לכן יש להעביר את האחריות לשטח. למנהלי התפעול: השף, מנהל מזומ"ש, מנהלי מסעדות, הקניין.
יש לפתח תוכנות ניהול ואפילו באקסל. יש לקבוע תקנים של עלויות אל מול ההכנסות. לספק נתונים יומיים למנהלי התפעול הן של ההכנסות והן של ההוצאות ולראות את המיתאם לתקנים.
יש בכך שני היבטים חיוביים:
1. המנכ"ל יודע בכל רגע נתון מהן ההכנסות ובעיקר מהן ההוצאות למזון ולכוח אדם.
2. השף יודע באיזה מצב הוא נמצא אל מול ההכנסות.

ומנכ"ל חכם היה מתגמל את מנהליו על עמידה ביעדים וחיסכון.
 

הרשם חינם לקבלת עדכונים!
דואר אלקטרוני *
שם פרטי *
שם משפחה
תפקיד/מקצוע *
Bookmark and Share
Back שלח לחבר הדפס
כניסה חופשית
למהדורה הדיגיטלית

יש להקליק על השער ולהמתין לטעינה
לצפייה באינטרנט, בסמארטפון ובטאבלט
לארכיון מזון+
 
תערוכות, כנסים וימי עיון
 
אתר השפים ICPA
(בחסות מזון+) 
 
התאחדות השפים והקונדיטורים המקצועיים בישראל - ICPA
www.icpa-israel.co.il

 
 הוספה למועדפים    |   חזור למעלה    |    הפוך לעמוד הבית    |    מפת האתר    | 


 © כל הזכויות באתר זה שמורות לחברת מירב-דסקלו הפקות בע"מ

לייבסיטי - בניית אתרים